4 étapes pour organiser et réussir votre journée portes ouvertes

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La journée portes ouvertes, quel que soit votre domaine d’activité, est une opportunité de toucher de nouveaux prospects et de développer votre portefeuille clients. Il s’agit aussi d’un bon moyen de fidéliser votre clientèle. Découvrez les clés d’une journée portes ouvertes réussie et utilisez cet outil marketing pour développer votre business !

1. Déterminez vos objectifs

Avant de vous lancer, notez ce qui est vraiment important pour votre entreprise : trouver de nouveaux clients ? Fidéliser la clientèle actuelle ? Enrichir votre liste de partenaires ?

Ces réponses vous amènent à vous poser une nouvelle question : comment vous y prendre pour y parvenir ? Vous pouvez par exemple proposer des promotions, faire découvrir et tester vos nouveautés, présenter la dernière version de votre produit phare…

Vous y êtes ? ll est temps de fixer la ou les dates, le lieu et les actions à réaliser ! Il y a du pain sur la planche et vous commencez à avoir des sueurs froides… Pensez à déléguer !

Déléguer pour mieux vous concentrer sur vos objectifs

Réaliser une journée portes ouvertes nécessite un peu d’organisation, de bons plans et de bons conseils. Autant dire que si ce n’est pas votre tasse de thé, il est préférable de vous entourer de professionnels de l’événementiel. Jonathan Schlegel, fondateur de l’agence événementielle Innov’Events dans le grand est, indique que le secret d’une journée réussie réside dans deux éléments :

  • Faire bonne impression : tout le monde sait qu’on n’a qu’une seule occasion de donner une première bonne impression. A ce titre, un accueil chaleureux avec des hôtesses par exemple, un buffet et un décor adapté sont nécessaires. Mettre les invités à l’aise favorise le contact : ils seront plus enclins à écouter vos propos. Ne laisser pas le moindre détail de coté : si vous attendez des interlocuteurs étrangers, veillez à ce que tous les textes soient traduits et mettez à leur disposition un traducteur.
  • Séduire en marquant les esprits : prévoyez une activité ou animation centrale : la présence d’un magicien, d’une troupe de danseurs, de musiciens fait toujours son petit effet. Si vous pouvez vous le permettre, une activité plus ludique sera également très efficace. Faire participer un maximum de personnes, sans jamais les forcer, à une animation originale est un bon moyen d’attiser la curiosité et de marquer les esprits (photobooth, casino, mentalisme, décoration vivante…).

L’agence événementielle est un partenaire non négligeable dans la mesure où il vous permet de gagner du temps et de l’argent, grâce à son savoir-faire et à ses nombreux contacts. Son expertise lui permet de cerner rapidement vos attentes pour vous proposer des solutions adaptées auxquelles vous n’auriez pas forcément pensé.

En déléguant l’organisation de vos portes ouvertes, vous restez plus serein tout au long de l’événement. Vous pouvez dès lors pleinement vous concentrer sur vos objectifs.

Communiquez avant, pendant et après l’événement

Vous savez quoi faire et comment le faire, vous êtes sur la bonne voie ! Pour attirer du monde lors de votre journée portes ouvertes, il vous faut aussi communiquer sur votre événement. Selon votre domaine d’activité, vous vous tournerez plutôt vers des flyers, affiches publicitaires, sms, conférence de presse, mise en place d’un jeu pour générer du trafic sur le lieu de l’événement…

Coté web, l’emailing, la partie « Actualités » de votre site, votre blog et les réseaux sociaux seront vos meilleurs alliés. Vous pouvez également créer un site internet spécifique à votre événement. L’optimisation d’un site éphémère pour le référencement étant longue, nous vous conseillons d’utiliser les liens sponsorisés (campagnes Google AdWords, Facebook Ads…) pour promouvoir votre site.

De nombreux supports sont appropriés pour vous permettre de communiquer avant, pendant et après votre événement.

Lorsque les invités auront franchi vos portes, offrez-leur un petit souvenir : les goodies sont les bienvenus. Stylos, petite plante, objets de relaxation… l’idée est de trouver un petit cadeau en rapport avec votre activité et sur lequel vous ajouterez votre logo et vos coordonnées.

Relancer vos prospects

Votre événement s’est déroulé dans les règles de l’art ? Ne relâchez pas encore la pression ! Les portes ouvertes ont généré de nombreux contacts qu’il faut désormais rappeler. Reprenez votre liste et optez pour la solution qui convient le mieux à votre entreprise : contact par téléphone, offres et promotions sur des produits et services par email ou courrier…

Merci à Jonathan Schlegel de l’agence événementielle Innov’Events pour ses conseils !

Crédit photo : ec06.fr